#1 Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z được Top1dexuat.com nhắc đến ngay sau đây sẽ mang lại những thông tin vô cùng cần thiết. Cho dù đó là một đám cưới ngoài trời, một sự kiện của công ty hoặc thậm chí là một cuộc họp mặt gia đình, các sự kiện ngoài trời là một cách tuyệt vời để tận dụng lợi thế của thiên nhiên và làm điều gì đó khác biệt một chút. 

Xác định mục đích và loại sự kiện

Đây là bước đầu tiên cũng như là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời để xác định rõ ràng những gì mà bạn muốn tổ chức. Hình thành mục tiêu của bạn càng cụ thể càng tốt: bạn muốn tổ chức sự kiện gì? Tiệc cưới hay sinh nhật, tri ân đối tác; gây quỹ cho một dự án? 

• Tên sự kiện: Bước quan trọng đầu tiên, tên sự kiện của bạn là thứ đầu tiên mà người tham dự sẽ nhìn thấy, vì vậy bạn muốn nó phản ánh tầm nhìn của bạn đối với sự kiện.
• Chủ đề: Một cái tên không thể nói lên toàn bộ câu chuyện. Thường thì các sự kiện sẽ tạo ra một chủ đề để gắn kết sự kiện lại với nhau. 
• Logo của sự kiện, màu sắc banner, kiểu chữ trên phông nền,..: Cần có sự nhất quán trong cách thiết kế.
• Trang trí tại chỗ, email, bảng chỉ dẫn, v.v. : Các yếu tố riêng lẻ nên kết hợp với nhau để hỗ trợ cho sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp nhất có thể.

Ngoài ra, hình thức của sự kiện sẽ phụ thuộc vào câu trả lời: Khái niệm, thời gian và thời lượng, phân bổ vai trò trong nhóm, cách bố trí hội trường, phục vụ ăn uống và âm thanh.

Chọn địa điểm tổ và thời gian tổ chức sự kiện

Chọn địa điểm và ngày cho sự kiện của bạn là hai cân nhắc chính sẽ định hình phần còn lại trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời. Bắt đầu nghiên cứu địa điểm càng sớm càng tốt. Thị trường tổ chức sự kiện rất đông đúc, vì vậy việc tìm kiếm thời điểm có sẵn địa điểm tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Khi quyết định địa điểm, bạn cũng sẽ phải xem xét ngày cho địa điểm của mình dựa trên các yếu tố theo mùa như du lịch và chi phí. 

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời – chú ý đầy đủ đến việc lập kế hoạch 

Trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời nên bao gồm hậu cần, nội dung và việc quảng bá sự kiện. Tạo một kế hoạch chi tiết để mỗi thành viên có thể xem nhiệm vụ của những người khác và tổng quát sự kiện. 

Đầu tiên, hãy lên một danh sách các nhiệm vụ chính, sau đó xác định chúng càng chi tiết càng tốt dưới dạng các bước cụ thể nhất. 

Các khung thời gian để triển khai sự kiện cũng vô cùng quan trọng nhất là cần có phân bổ thời gian cần thiết/tối đa hoặc tối thiểu để hoàn thành một nhiệm vụ. Nó thường bị đánh giá thấp và sự chuẩn bị diễn ra chậm hơn bạn mong đợi.

Bạn có thể sử dụng các mẫu, chương trình của Google thường được sử dụng phổ biến để lập kế hoạch. Ngay cả Excel đơn giản cũng không làm bạn thất vọng.

Dự thảo ngân sách của bạn có tính đến các tình huống không lường trước được

Nhìn vào danh sách các nhiệm vụ đã đặt ra trong bảng kế hoạch quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời và phản ánh chúng trong ngân sách của bạn. Cũng nên nghĩ đến việc dự phòng đề phòng những tình huống bất trắc xảy ra. 

Ví dụ, khi trời đổ mưa vào ngày tổ chức sự kiện ngoài trời bạn có phải lập tức thay đổi địa điểm và vận chuyển toàn bộ thiết bị, đồ đạc hay không? Ở đó có mái che không? Tốt hơn hết là bạn nên suy nghĩ trước về những điều như vậy và chuẩn bị sẵn sàng về mặt tài chính cho chúng.

Kiểm tra vị trí và có một kế hoạch B

Luôn kiểm tra vị trí ngay từ giai đoạn lựa chọn. Vào thời điểm bất ngờ nhất, kế hoạch B có thể giúp bạn nhiều thứ không tưởng, giúp sự kiện có thể hoạt động bình thường. Do đó, hãy kiểm tra các vấn đề như vậy trước để quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời được diễn ra suôn sẻ.

Phân bổ trách nhiệm

Việc phân bổ trách nhiệm giữa các thành viên trong ban tổ chức không chỉ ở giai đoạn chuẩn bị mà còn trong suốt sự kiện là rất quan trọng. 

Ví dụ, một thành viên nào đó chịu trách nhiệm về bàn lễ tân, một thành viên khác đảm bảo về thiết bị, phục vụ ăn uống, giao tiếp với báo chí, v.v. Mỗi người cần có khu vực của mình, mà họ nên chịu trách nhiệm trong suốt toàn bộ thời gian của sự kiện.

Kiểm tra lần cuối 24 giờ trước khi sự kiện diễn ra

Đảm bảo rằng bạn đã thông báo cho khách mời về cách đến địa điểm, mời tất cả những vị khách quan trọng và chuẩn bị các tài liệu in ấn đầy đủ, nội dung âm thanh và video trình chiếu. Kiểm tra xem các thành viên tổ chức của bạn có hiểu nhiệm vụ và trách nhiệm của mình hay không và không gian diễn ra sự kiện đã sẵn sàng để bắt đầu hay chưa.

Một danh sách kiểm tra các hạng mục trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời có thể được soạn thảo để chuẩn bị kiểm tra vào ngày diễn ra sự kiện: mọi thứ đã ở đúng vị trí, hoạt động, có được thực hiện đúng giờ hay không.

Nhớ in chương trình sự kiện ra, cho mỗi thành viên trong đoàn và các tình nguyện viên một bản. Ngoài ra, cung cấp cho mọi người số điện thoại liên lạc chính để liên lạc với nhau trong trường hợp khẩn cấp.

Để một sự kiện được diễn ra một cách thành công tốt đẹp nhất thì trước đó người tổ chức cần phải đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời cụ thể rõ ràng. Có như vậy thì khi xảy ra một tình huống nào đó bất ngờ trong sự kiện thì cũng có thể dễ dàng xử lý một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Đó là tất cả những thông tin kiến thức liên quan đến quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời. Hy vọng những chia sẻ này sẽ thực sự hữu ích với bạn.

Xem thêm: Tổng hợp kích thước backdrop sự kiện ngoài trời từ A- Z