#1 Văn phòng ảo là gì? Đối tượng thuê văn phòng ảo

Đối với các doanh nghiệp cụm từ “Văn phòng ảo” không còn quá xa lạ, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Hôm nay hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về khái niệm văn phòng ảo, những ưu nhược điểm của văn phòng ảo, cũng như những đối tượng nào có thể sử dụng văn phòng ảo, hay kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo ra sao, tất cả sẽ được tiết lộ cụ thể ở bài viết dưới đây của Top1dexuat.com.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện, bao gồm đầy đủ các tiện ích cho sử dụng như: bộ phận lễ tân, số điện thoại, đăng ký kinh doanh và phòng tiếp khách. Trong đó, toàn bộ thông tin hay các giao dịch sẽ được chuyển hướng về trụ sở chính. Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này sẽ được cấp một địa chỉ văn phòng uy tín, thường tọa lạc tại các tòa nhà cao ốc trung tâm thành phố, cùng với các dịch vụ đi kèm như:

• Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, khai thuế,…
• Số điện thoại: Doanh nghiệp được cấp số điện thoại cố định hoặc số điện thoại hotline để tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng.
• Phòng họp: Doanh nghiệp có thể thuê phòng họp theo giờ hoặc theo ngày để tổ chức các cuộc họp, hội thảo,…
• Nhân viên lễ tân: Doanh nghiệp được sử dụng dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp để tiếp đón khách hàng, chuyển tiếp cuộc gọi,…
• Dịch vụ nhận và chuyển thư tín: Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ nhận và chuyển thư tín tại văn phòng ảo.

Về mức kinh phí, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra một khoản chi phí bằng một nửa so với văn phòng thực, là đã có được văn phòng ảo để hoạt động. Đây được xem là một phương án tiết kiệm và duy trì lợi nhuận cho công ty một cách hợp lý. Bởi ở thời gian đầu có rất nhiều khoản phải chi tiêu, nhiều mục đích kinh doanh cần phải đầu tư, thuê văn phòng ảo là giải pháp tuyệt vời.

Ưu điểm nổi bật của văn phòng ảo

Lợi ích văn phòng ảo mang đến cho doanh nghiệp khá nhiều, cụ thể:

Giúp tiết kiệm chi phí khi thuê văn phòng làm việc

Như đã nói ở trên việc thuê văn phòng ảo tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào văn phòng mà bạn có thể tiết kiệm được 30 đến 50% so với chi phí thuê văn phòng thực. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp mới thành lập, nguồn vốn của họ lúc này được xem là giai đoạn khó khăn nhất. Chính vì vậy, yêu cầu quan trọng đối với họ là tiết kiệm tất cả các khoản chi phí chi ra một cách tối đa, tăng cường thu lợi nhuận.

Tuy nhiên, không chỉ công ty mới thành lập gặp khó khăn trong việc chi tiêu kinh phí cho việc thuê văn phòng thực. Mà hiện nay rất nhiều công ty gặp phải vấn đề này, bởi hầu hết các công ty đều được thành lập và hoạt động tại các đô thị, các thành phố lớn. Mà mức chi phí tại đây lại rất cao có thể lên tới hàng chục hoặc hàng trăm triệu đồng. Nên có thể xem xét vào quỹ ngân sách của doanh nghiệp để chọn phương án cho phù hợp.

Chi phí vận hành doanh nghiệp được tối ưu

Thuê văn phòng ảo là phương pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề khó khăn mà công ty đang gặp phải, trong đó có vấn đề chi phí vận hành. Bởi khi thuê văn phòng văn phòng ảo bạn vừa giải quyết được vấn đề có mặt bằng cho công ty vừa tiết kiệm được tối ưu chi phí vận chuyển. Lúc này doanh nghiệp của bạn sẽ được đặt ở những vị trí đẹp, thuận tiện, hoặc cũng có thể là những tòa nhà cao tầng hiện đại, sang trọng nằm ở những vị trí đặc địa, vị trí trung tâm của thành phố… Đúng là một lựa chọn tuyệt vời với những công ty mới bắt đầu khởi nghiệp.

Thời gian làm việc rất linh hoạt

Nếu bạn là một người thích di chuyển, không thích việc ngồi một chỗ làm việc như văn phòng thực thì văn phòng ảo là sự lựa chọn hoàn hảo nhất với bạn. Bởi khi sử dụng văn phòng ảo các doanh nghiệp có thể làm việc ở bất cứ đâu, hay còn gọi là làm việc di động.

Chính vì những đặc điểm đó mà văn phòng ảo được những doanh nghiệp hoạt động ở xa trung tâm thành phố, những người nằm ở vùng ngoại ô vô cùng yêu thích. Nó cũng được ưu tiên lựa chọn với những người có mong muốn thuê văn phòng sao cho tiện hoạt động và giao dịch. Chính vì thế mà so với văn phòng truyền thống thì văn phòng ảo được đánh giá cao hơn về mặt linh động.

Mở rộng chi nhánh một cách dễ dàng

Với các doanh nghiệp mới bắt đầu thì giúp tiết kiệm chi phí, nhưng với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm hay thậm chí là các doanh nghiệp lớn, có tên tuổi trên thị trường. Cũng thuê văn phòng ảo với mục đích mở rộng chi nhánh, bởi nó hợp pháp và thực hiện dễ dàng.

Ngoài ra, việc làm này còn giúp các doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận với thị trường mới một cách dễ dàng. Khi bạn có văn phòng của doanh nghiệp ngay tại các trung tâm thành phố giúp thu hút được lượng lớn khách hàng tiềm năng. Đồng thời khách hàng cũng có thêm niềm tin vào doanh nghiệp của bạn.

Chính vì những lý do trên mà bạn nên chọn thuê văn phòng ảo nếu có ý định tìm kiếm thị trường mới, mở rộng chi nhánh cho doanh nghiệp của mình, đây là một giải pháp tốt. Nó đem lại hai lợi ích cùng lúc, mở rộng thị trường kinh doanh và tăng thêm chi nhánh cho doanh nghiệp. Đồng thời tăng thêm cơ hội, lợi nhuận kinh doanh về lâu về dài.

Hỗ trợ các vấn đề đăng ký kinh doanh thuận lợi hơn

Thông thường bất kỳ doanh nghiệp nào có văn phòng truyền thống đều phải đăng ký giấy phép kinh doanh, đây là điều kiện bắt buộc. Khâu đăng ký giấy phép kinh doanh này mất rất nhiều thời gian và công sức, kinh phí của doanh nghiệp. Thậm chí trong quá trình đăng ký kinh doanh phát sinh rất nhiều thủ tục rườm rà mà chủ doanh nghiệp không lường trước được.

Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xin cấp giấy phép kinh doanh. Bởi địa chỉ kinh doanh văn phòng ảo được thực hiện dễ dàng. Đây chính là điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động và phát triển dịch vụ sau này.

Những hạn chế của dịch vụ văn phòng ảo

Bên cạnh những ưu điểm thì văn phòng ảo cũng có những mặt hạn chế nhất định, cụ thể như sau:

Hạn chế về mặt pháp lý

Đối với các doanh nghiệp thì dịch vụ thuê văn phòng ảo không còn quá xa lạ, tuy nhiên về mặt pháp lý thì đây là một dịch vụ mới. Chính vì thế việc cấp giấy phép kinh doanh chưa được giải quyết triệt để. Nhưng cũng chính sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ này mà các điều luật đã được sửa đổi nhiều, đồng thời nhận được rất nhiều sự hỗ trợ từ chính phủ về các chính sách khởi nghiệp. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn có các giao dịch rõ ràng, có giấy phép kinh doanh thì việc cấp phép kinh doanh sẽ trở nên rất dễ dàng.

Hạn chế về thời gian

Chính là văn phòng ảo nên bạn sẽ không có văn phòng cố định, khi muốn tiếp khách hoặc hội họp. Những lúc này bạn cần liên lạc trước với bên cho thuê để có thể hẹn lịch và đặt trước cho bạn. Bởi một tòa nhà có thể có rất nhiều doanh nghiệp cùng thuê, lịch hẹn có thể sẽ trùng với nhau.

Hạn chế trong việc tương tác

Bạn phải thông qua lễ tân tại văn phòng cho thuê đẻ tiếp nhận thông tin và chuyển đến bạn. Việc nắm bắt trực tiếp thông tin hoặc ghi nhận các tài liệu trực tiếp là rất hạn chế, hầu như là không, đều thông qua một bên khác, chính là lễ tân của tòa nhà.

Phát sinh chi phí

Khi bạn muốn thuê phòng cho các cuộc họp hoặc gặp khách hàng quan trọng, bạn phải trả thêm chi phí cho bên cho thuê.

Kinh nghiệm chọn thuê văn phòng ảo uy tín, chất lượng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty cho thuê văn phòng ảo, nhưng không phải ở đâu cũng là địa chỉ uy tín với mức giá hợp lý. Chính vì vậy để chọn thuê được dịch vụ văn phòng tiện ích, đầy đủ tiện nghi với mức giá phù hợp, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau đây:

• Tìm hiểu đa dạng các công ty cho thuê văn phòng ảo, tìm hiểu về mức giá, các dịch vụ mà họ đưa ra.
• Sau đó, bạn chọn lọc ra những đơn vị có mức giá và dịch vụ phù hợp kinh phí mà hiện tại công ty đang có. Bạn cần lưu ý đến các dịch vụ đi kèm như: Bộ phận lễ tân, máy in, thư ký, fax,… trước khi đưa ra quyết định chọn công ty cho thuê nào.
• Khi soạn thảo hợp đồng cho thuê, hoặc đọc hợp đồng cho thuê có sẵn, Bạn cần xem xét kỹ các điều kiện thỏa thuận giữa hai bên, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, tránh những vấn đề không hay xảy ra về sau này.
• Thêm vào đó, bạn có thể bày tỏ những mong muốn của doanh nghiệp mình với bên cho thuê. Để họ có thể nắm bắt được nhu cầu của doanh nghiệp bạn từ đó đi đến ký kết với sự đồng tình của cả hai bên, tránh việc bất đồng quan điểm không đáng có.

Đối tượng thuê văn phòng ảo

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thêm chi nhánh

Để tận dụng được tài nguyên và nhân lực sẵn có của doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp hiện tại. Khi muốn mở thêm chi nhánh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chọn văn phòng ảo, đây cũng là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Các doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm văn phòng tại Việt Nam

Khi muốn tìm hiểu thị trường tại Việt Nam, nhưng thủ tục hồ sơ thuê văn phòng truyền thống quá phức tạp, thì các văn phòng nước ngoài luôn ưu tiên thuê văn phòng ảo. Đây được xem là sự lựa chọn tối ưu.

Các doanh nghiệp muốn mở văn phòng đại diện

Những văn phòng ảo thường nằm ở những vị trí rất đẹp, trung tâm thành phố, tòa nhà cao tầng hoặc những nơi có nhiều người qua lại. Chính vì vậy Việc mở một văn phòng đại diện ủy quyền của công ty sẽ được rút ngắn hơn nhất nhiều khi lựa chọn văn phòng ảo.

Các công ty StartUp

Với các công ty mới lập nghiệp thường có rất nhiều mặt khó khăn: Kinh phí, giấy tờ, địa điểm, thời gian… do đó thuê văn phòng ảo là sự lựa chọn tuyệt vời.

Xem thêm: Đạo Tin Lành là gì? Sự khác nhau giữa Công Giáo và Tin Lành

Toàn bộ những thông tin chia sẻ về văn phòng ảo trên đây, hy vọng sẽ có ý nghĩa và giúp bạn có thêm kiến thức. Nhằm giúp tìm ra được địa chỉ uy tín cho thuê văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn.