#1 Thủ tục khắc dấu tròn công ty/ doanh nghiệp mới thành lập cần nắm rõ

Bạn đang có kế hoạch thành lập công ty hoặc vừa thành lập nhưng chưa biết rõ thủ tục khắc dấu tròn công ty/doanh nghiệp? Bạn chưa hiểu rõ những việc cần làm sau khi thành lập? Hãy đón đọc ngay bài viết chi tiết về thủ tục khắc dấu tròn công ty/ doanh nghiệp mới thành lập cần nắm rõ dưới đây nhé!

Những quy định, thủ tục khắc dấu tròn khi thành lập

Khi bạn bắt đầu hành trình thành lập công ty hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam, một trong những bước quan trọng là khắc dấu tròn – biểu tượng pháp lý của doanh nghiệp. Dấu tròn không chỉ là công cụ xác nhận giá trị pháp lý của các văn bản, chứng từ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp mà còn thể hiện đầy đủ thông tin và khẳng định ý chí của doanh nghiệp.

Theo Luật doanh nghiệp cũ 2014, kể từ ngày 01/7/2015, luật sẽ áp dụng cơ chế quản lý nhà nước với con dấu công ty theo hướng mở, nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho mọi công ty sau khi thành lập.

Thay vì phải đăng ký mẫu con dấu tròn với cơ quan Công an thì giờ đây, bạn được toàn quyền chủ động làm con dấu, tự khắc dấu hoặc liên hệ cơ sở khắc dấu để thực hiện.

Trước khi sử dụng, bạn cần gửi mẫu con dấu công ty đến cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm mục đích công khai trên “Cổng thông tin quốc gia” và thông báo cho toàn xã hội, cho doanh nghiệp khác hoặc một bên thứ 3 biết về sự hiện diện công ty của bạn.

Thủ tục khắc dấu tròn công ty/ doanh nghiệp mới thành lập

Thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ con dấu

Hồ sơ thông báo con dấu công ty bao gồm những thành phần như:

• Thông báo việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp (Theo Phụ lục II-8 của Luật).
• Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ.
• Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên).
• Bìa hồ sơ (Bìa hồ sơ được làm bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ bộ hồ sơ con dấu nêu trên, bạn sẽ nộp hồ sơ hoàn chỉnh tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Chờ kết quả

Kể từ lúc nhận được hồ sơ thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp của bạn, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và trao giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Đồng thời thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia. Và tiến hành cấp thông báo đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp cho bạn.

Thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình thực hiện sẽ rơi vào khoảng 3 – 5 ngày làm việc

Những lưu ý cần nắm rõ về mẫu con dấu

Bên cạnh thủ tục khắc dấu tròn công ty/ doanh nghiệp mới thành lập cần nắm rõ, bạn cũng nên lưu ý đến mẫu con dấu doanh nghiệp về:

• Số lượng con dấu: Tùy theo doanh nghiệp của bạn quyết định.
• Mẫu con dấu: Bao gồm hình thức, kích cỡ, nội dung và màu mực con dấu tròn. (Bạn phải thống nhất hoàn toàn 100% về hình thức, nội dung và kích thước con dấu).
• Hình thức con dấu doanh nghiệp: Có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc bất kỳ hình dạng nào khác.
• Hình ảnh Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không được dùng trong nội dung mẫu con dấu.
• Những hình ảnh, biểu tượng, tên các cơ quan nhà nước, tên đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,… đều không được đưa vào con dấu.
• Những từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam cũng bị cấm không được đưa vào con dấu.
• Doanh nghiệp phải là người tự đảm bảo tính hợp pháp mẫu con dấu của mình, “cơ quan đăng ký kinh doanh” sẽ không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu khi giải quyết thủ tục thông báo, thủ tục khắc dấu tròn cho doanh nghiệp.

Quy định của pháp luật đối với mẫu con dấu đã được sử dụng trước ngày 01/7/2015

Theo quy định của pháp luật, những doanh nghiệp đang sử dụng con dấu đã được cấp thì được phép sử dụng tiếp tục và không cần thông báo mẫu con dấu đó cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Với những doanh nghiệp muốn tạo thêm con dấu mới, thay đổi màu mực, hoặc thay đổi thông tin trên con dấu thì cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Còn ở doanh nghiệp muốn làm mới lại con dấu theo luật ban hành phải nội lại con dấu cũ, giấy chứng nhận mẫu con dấu đã cấp, hồ sơ thông tin cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đầu tiên. Cơ quan công an sẽ là người cấp giấy biên nhận nhận lại con dấu, hồ sơ thông tin tại thời điểm tiếp nhận con dấu cũ của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bị mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì được phép thực hiện tạo mẫu con dấu mới, và phải thông báo việc mất con dấu, mất giấy chứng nhận cho cơ quan công an.

Thủ tục khắc dấu tròn công ty/ doanh nghiệp mới thành lập cần nắm rõ theo luật doanh nghiệp mới nhất

Thủ tục khắc dấu tròn mới nhất năm 2020

Để hiểu rõ thủ tục khắc dấu tròn, đầu tiên bạn hãy cùng tìm hiểu Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14, điều 43 được thi hành 01/01/2021. Cụ thể trong bộ Luật quy định:

“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Theo luật doanh nghiệp mới nhất năm 2020, thủ tục khắc dấu tròn công ty/ doanh nghiệp mới thành lập có nhiều điểm mới hơn so với bộ luật doanh nghiệp cũ năm 2014, cụ thể như:

• Mẫu con dấu doanh nghiệp có thể là con dấu tròn, con dấu điện tử (doanh nghiệp được phép dùng chữ ký số thay thế).
• Số lượng con dấu, nội dung mẫu con dấu do doanh nghiệp tự quyết định.
• Đặc biệt, doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thủ tục khắc dấu tròn thông báo nào cho cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Doanh nghiệp có được phép mở tài khoản ngân hàng khi không làm thủ tục thông báo mẫu dấu được không?

Về quy định mở tài khoản ngân hàng, mỗi ngân hàng sẽ có thủ tục, mẫu biểu thực hiện khác nhau, nhưng trên nguyên tắc cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật.
• Bản sao giấy xác nhận mẫu dấu, thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu đã được cấp phép theo đúng quy định pháp luật.

Với những công ty thành lập trước năm 2021, thủ tục thông báo mẫu dấu theo phụ lục PL II-8 được xem như là thủ tục bắt buộc, và doanh nghiệp phải sử dụng mẫu con dấu này để nộp cho ngân hàng trước khi mở tài khoản chính thức.

Nhưng từ khi ban hành điều luật mới năm 2020, mẫu PL II-8 đã hết hiệu lực, vậy phải làm sao đây?

Kể từ năm 2021, các doanh nghiệp thực hiện thủ tục khắc con dấu tròn tại cơ sở đủ trách nhiệm, đủ điều kiện hoạt động theo quy định pháp luật vẫn được cấp giấy xác nhận mẫu con dấu. Mẫu giấy xác nhận này hoàn toàn thay thế được cho biểu mẫu Pl II-8 (thủ tục thông báo mẫu dấu).

Phí khắc mẫu con dấu công ty/doanh nghiệp chi tiết

Vì mẫu dấu tròn là loại dấu bắt buộc khi thành lập, nên chi phí khắc con dấu còn tùy thuộc vào từng cơ sở, từng thương hiệu thực hiện khắc mẫu dấu mà bạn đặt, mức giá dấu tròn/ dấu nhảy doanh nghiệp sẽ rơi vào khoảng từ 300.000 VND – 500.000 VND/ con dấu.

Để thuận tiện hơn trong việc soạn thảo hợp đồng, soạn thảo hồ sơ, mẫu biểu công ty, bạn có thể khắc những con dấu cá nhân như chức danh, tên gọi để thực hiện trong nội bộ.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo con dấu tròn bằng Photoshop mới nhất

Những việc bạn cần làm sau khi thành lập công ty

Sắp xếp bảng hiệu và treo bảng tại công ty

Sau khi đã thực hiện xong thủ tục khắc dấu tròn doanh nghiệp, bạn cần treo bảng hiệu, thông tin công ty tại trụ sở chính.

Hiện nay, với cơ chế liên thông của của Sở kế hoạch đầu tư (đơn vị cấp phép) và cơ quan thuế quản lý (đơn vị hậu kiểm), cơ quan thuế là sẽ người trực tiếp kiểm tra tình hình hoạt động doanh nghiệp của bạn.

Vì vậy, bắt buộc bạn phải làm bảng hiệu công ty với các nội dung chính như sau:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính công ty.

Việc cố tình không treo bảng hiệu sẽ dẫn đến trường hợp cơ quan thuế áp dụng tình trạng công ty không hoạt động (công ty bỏ trốn), và bạn phải chịu một mức phạt tương đối cao.

Tiến hành kê khai thuế

Cơ quan thuế là người trực tiếp kiểm tra, do đó việc kê khai thuế ban đầu là 1 trong các thủ tục bắt buộc sau khi bạn thành lập doanh nghiệp

Bên cạnh Thủ tục khắc dấu tròn, bạn cần chuẩn bị bộ hồ kê khai thuế ban đầu gồm những mẫu biểu như:

• Công văn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
• Công văn áp dụng hình thức kế toán.
• Công văn đăng ký áp dụng chế độ kế toán.
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán.
• Các văn bản khác tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan thuế quản lý.

Tùy theo yêu cầu của mỗi cơ quan thuế khác nhau, mà bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ, thủ tục cho phù hợp. Để không làm mất nhiều thời gian của bạn và cả cơ quan thuế, trước khi nộp hồ sơ hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận cơ quan và xin hướng dẫn chi tiết.

Đăng ký tài khoản chữ ký số/ chữ ký điện tử

Chữ ký số hiểu đơn giản là chữ ký và con dấu của doanh nghiệp sử dụng trên mạng Internet. Việc đặc ký chữ ký điện tử này sẽ giúp bạn giảm nhiều thời gian trong các trường hợp nộp tờ khai thuế online.

Bắt đầu từ năm 2013, nộp tờ khai thuế theo tháng, theo quý, theo năm đều bắt buộc thực hiện dưới hình thức online thông qua Website “Thuế điện tử” của Tổng Cục Thuế. Đầu tiên bạn cần đăng ký chữ ký số trước rồi mới sử dụng chữ ký này để đăng ký tiếp tài khoản thuế điện tử.

Đăng ký nộp tiền thuế điện tử

Với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên, doanh nghiệp cần phải thực hiện chuyển khoản từ tài khoản công ty bên mua đến tài khoản công ty bên bán theo quy định của Luật quản lý thuế hiện hành. Chính vì vậy, việc mở tài khoản ngân hàng rất cần thiết đối với doanh nghiệp vừa thành lập.

Từ năm 2018 trở đi, Cơ quan thuế đã đồng bộ hóa hệ thống thu tiền, đơn giản hóa thủ tục hành chính về thuế với các ngân hàng hoạt động trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Bạn hãy sử dụng số tài khoản ngân hàng đã mở để đăng ký dịch vụ nộp tiền thuế điện tử. Sẽ rất có ích cho bạn sau này đấy, không cần tốn nhiều thời gian để di chuyển đến cơ quan thuế, kho bạc nhà nước,… để thực hiện nghĩa vụ.

Mua và phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định

Mặc dù việc mua, phát hành hóa đơn điện tử là việc làm không bắt buộc sau khi thành lập, xác nhận con dấu doanh nghiệp.

Nhưng bạn nên đăng ký và nộp luôn quyết định sử dụng hóa đơn điện tử để chủ động nhập/ xuất hóa đơn mỗi khi có doanh thu, chi phí phát sinh.

Vì hóa đơn điện tử không có thời hạn sử dụng nên bạn có thể yên tâm phần nào khi phát hành, nếu không sử dụng ngay lập tức thì hóa đơn điện tử của bạn vẫn còn đó.

Lưu ý khi mua hóa đơn điện tử: 

• Bắt đầu từ năm 2022, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ được áp dụng trên phạm vi toàn quốc.
• Bạn hãy chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử có sẵn đường truyền để quá trình xuất hóa đơn được thuận tiện hơn.

Góp vốn theo đúng thời hạn pháp luật quy định

Với mọi loại hình doanh nghiệp, sau khi nhận được giấy xác nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần góp đầy đủ vốn điều lệ theo thời hạn quy định trong 90 ngày.

Trong trường hợp sau 90 ngày mà không góp đủ vốn điều lệ theo quy định, bạn phải thực hiện thủ tục giảm vốn đúng theo quy định tại Luật Doanh Nghiệp 2020. Chính vì vậy mà việc các cổ đông/thành viên/chủ sở góp đủ vốn điều lệ là một trong những thủ tục cần thiết và bắt buộc tuân thủ.

Nộp tờ khai và báo cáo thuế đúng hạn

Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã quy định rõ về việc nộp tờ khai thuế là hoạt động bắt buộc dù công ty có phát sinh hoạt động hay không? Nếu bạn không nộp, hoặc nộp quá trễ tờ khai thuế, mức phạt được áp dụng có thể lên đến 25 triệu VND, rất nặng đấy.

Trên đây là toàn bộ thông tin về chi phí, việc cần làm, quy định và thủ tục khắc dấu tròn công ty/doanh nghiệp mới thành lập cần nắm rõ. Mặc dù thủ tục thông báo mẫu dấu đã được bãi bỏ từ ngày 01/01/2021, nhưng có thêm kiến thức và hiểu biết thêm về thủ tục khắc đấu tròn sẽ giúp bạn tạo điều kiện thuận lợi hơn khi làm con dấu.

Với những thông tin mà Top1dexuat.com đã chia sẻ, hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. Truy cập website để xem thêm nhiều kiến thức kế toán mới nhất năm 2022.