#1 Hoá đơn điện tử là gì? Kiến thức kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ

Trong thời đại hiện đại hóa, công nghiệp hóa ngày nay, con người với nền công nghệ số phát triển đã dần điện tử hóa những việc mà trước đây họ phải làm thủ công, giấy tờ, nhằm thuận lợi cho việc quản lý, lưu trữ và tiết kiệm chi phí cho xã hội. Trong đó, hóa đơn điện tử hiện nay đã được triển khai trên khắp cả nước, tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, doanh nghiệp khi sử dụng. Đồng thời tiến hành các cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu trong công tác quản lý của cơ quan nhà nước.

Vậy hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (e-Invoice) là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. E-Invoice được phát hành, lưu trữ, quản lý và sử dụng bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính xác thực, an toàn và bảo mật thông tin.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử:

• Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử: E-Invoice được tạo lập, lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử, sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và an toàn.
• Có tính pháp lý: E-Invoice có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng E-Invoice giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn.
• Tăng hiệu quả quản lý: E-Invoice giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và truy xuất thông tin hóa đơn.
• Bảo vệ môi trường: Sử dụng E-Invoice giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.

Khác với hóa đơn giấy có ba liên, HĐĐT chỉ có duy nhất 1 bản nên không có liên, bên phát hành hóa đơn (bên người bán) hay bên nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế đều khai thác thông tin, dữ liệu trên cùng bản kê khai hóa đơn điện tử duy nhất.

Phân loại hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn được bắt đầu tạo từ máy tính tiền liên kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: HĐĐT có mã hoặc không có mã (ví dụ hóa đơn bán hàng).

Tất cả các HĐĐT ở trên đều phải đúng định dạng theo dữ liệu chuẩn do Bộ Tài chính quy định.

Các thông tin cơ bản cần có trên hóa đơn điện tử

• Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Mã số thuế, tên, địa chỉ của người bán.
• Mã số thuế, tên, địa chỉ của người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thuế…
• Chữ ký điện tử, chữ ký số theo quy định pháp lý của người bán, người mua.
• Thời gian lập HĐĐT.
• Mã cơ quan thuế.

Các trường hợp sử dụng HĐĐT phải trả tiền/không phải trả tiền dịch vụ

– Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế không phải trả tiền dịch vụ  

– Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của CQT/sử dụng hóa đơn có mã thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT (phải trả tiền dịch vụ)

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như nào?

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đồng thời các yêu cầu như sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

• Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Doanh nghiệp, tổ chức thuộc đối tượng nêu tại Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế đang sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực:

1. Điện lực
2. Xăng dầu
3. Bưu chính viễn thông
4. Nước sạch
5. Tài chính tín dụng
6. Bảo hiểm, y tế
7. Kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại
8. Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC để xem xét, quyết định.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được bắt đầu tạo từ máy tính tiền liên kết chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc HĐĐT có mã, HĐĐT không có mã.

Những ưu thế và khó khăn khi thực hiện hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử ra đời đã khắc phục được rất nhiều bất cập trong việc sử dụng hóa đơn giấy thủ công như trước kia. 

Những thuận lợi khi áp dụng hóa đơn điện tử

Thuận lợi đối với các tổ chức, doanh nghiệp

Việc các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng HĐĐT thay thế cho hóa đơn giấy giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian: thời gian phát hành, thanh toán hóa đơn, thời gian giải quyết các tranh chấp liên quan đến hóa đơn… Nếu sử dụng HĐĐT, không cần chờ đợi bưu điện gửi hóa đơn như trước đây nữa, mà chỉ cần có mạng internet thì ở bất cứ đâu, các doanh nghiệp cũng có thể nhận được hóa đơn nhanh chóng, và cũng nhờ vậy doanh nghiệp không lo bị mất mát hay thất lạc hóa đơn trong quá trình giao nhận, từ đó cũng giảm thiểu những rắc rối do tranh chấp, kiện tụng liên quan đến hóa đơn

Sử dụng HĐĐT làm tăng khả năng bảo mật hóa đơn; việc lưu trữ, quản lý hóa đơn thuận lợi và lâu dài hơn; không dễ dàng mất, nhàu nát như hóa đơn giấy.

Khi doanh nghiệp sử dụng HĐĐT, thì các thủ tục hành chính gửi đến cơ quan thuế cũng được điện tử hóa. Theo đó, doanh nghiệp không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế nữa, vì hệ thống HĐĐT đã tự động xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng. Bên cạnh đó nhờ hệ thống hóa đơn điện tử tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng, nên doanh nghiệp cũng không phải mất thời gian tạo tờ khai thuế GTGT so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in.

Người mua hàng hóa, dịch vụ cũng sẽ yên tâm và tin tưởng hơn nếu sử dụng HĐĐT, bởi họ có thể kiểm tra số liệu, thông tin ngay trên hệ thống của cơ quan thuế từ đó biết được chính xác thông tin hóa đơn doanh nghiệp đã khai báo với cơ quan thuế và thông tin doanh nghiệp cung cấp cho người mua.

Lợi ích đối với cơ quan thuế

Hóa đơn giấy dần bị thay thế trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ bởi hóa đơn điện tử, hệ thống quản lý của cơ quan thuế cũng thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay thế các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy

• Cơ quan thuế sẽ xây dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử, phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh ;
• Các cơ quan ban ngành và các cơ quan quản lý Nhà nước khác dễ dàng kiểm tra, đối soát thông tin trên hóa đơn mà không mất quá nhiều thời gian như trước;
• Việc sử dụng hóa đơn điện tử góp phần giảm thiểu những bất cập của hóa đơn giấy, đó là tình trạng các doanh nghiệp chạy trốn, gian lận, dùng hóa đơn giả để không phải thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước

Những bất cập còn tồn tại trong việc sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, tốc độ phổ biến của hóa đơn điện tử có tăng dần và ngày càng phát triển, nhưng vẫn còn chậm so với mong đợi của Nhà nước và các cơ quan ban ngành, bởi việc áp dụng Hóa đơn điện tử còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc như sau:

• Từ trước đến nay, đối với người dân thì hóa đơn được biết đến chỉ có dạng hóa đơn giấy. Nên trong thời điểm mới bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị doanh nghiệp thường sẽ gặp khó khăn trong khâu giải thích cho khách hàng hiểu hóa đơn điện tử là gì và tính pháp lý của nó.
• Bên cạnh đó, các quy định về Hóa đơn điện tử vẫn cần hoàn thiện thêm để có thể phát triển rộng khắp, nhất là trong thời điểm hoạt động thương mại điện tử chưa được triển khai mạnh mẽ.
• Ngoài ra, để áp dụng Hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần có nền tảng công nghệ thông tin đạt đủ điều kiện, các nhân viên cũng cần có trình độ quản lý, lưu trữ dữ liệu.
• Trên thực tế, đa phần các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn gặp khó khăn về nguồn tài chính, một vài doanh nghiệp đang thuê kế toán dịch vụ nên sẽ gặp nhiều hạn chế về công tác kế toán khi quy định yêu cầu phải sử dụng hóa đơn điện tử
• Mặt khác, các tổ chức cung cấp ứng dụng và dịch vụ Hóa đơn điện tử vẫn còn ít nên sẽ gặp nhiều hạn chế. thêm vào đó, chi phí trong quá trình sử dụng hóa đơn có giảm nhưng chi phí đầu vào lại cao hơn so với việc các tổ, chức, doanh nghiệp tự in hóa đơn, làm tác động lớn đến tình hình tài chính các doanh nghiệp.

Các biện pháp thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử ở các doanh nghiệp

Đầu tiên, cần có kế hoạch dài hạn, để khắc phục dần các khó khăn vướng mắc khi áp dụng hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp chưa đủ điều kiện về nhân lực, tài chính , đồng thời cũng không được hướng dẫn chi tiết về việc vận dụng hóa đơn điện tử, chưa có đủ kiến thức, kinh nghiệm để xử lý các tình huống xảy ra trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, Nhà nước và các cơ quan chức năng (Bộ tài chính, tổng cục thuế…) cần có một kế hoạch để các doanh nghiệp có thể sẵn sàng một cách chủ động, đầy đủ hơn.

Các cơ quan ban ngành cũng cần hiểu về các bất cập của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử, từ đó đưa ra phương hướng xử lý cho phù hợp, cần thúc đẩy tuyên truyền về lợi ích và giá trị pháp lý của việc sử dụng hóa đơn điện tử cho các tổ chức, doanh nghiệp biết để triển khai được trên diện rộng

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp đã có thể sử dụng thông thạo hóa đơn điện tử, thì cũng cần chuẩn bị cho bộ phận kế toán chuyên môn những thông tin cơ bản về hệ thống HĐĐT tử, để có thể xử lý kịp thời với các tình huống về công nghệ và pháp lý liên quan.

Nhằm hạn chế các sai sót, rủi ro có thể xảy ra khi áp dụng hóa đơn điện tử, bản thân các DN cũng cần luôn cập nhật kiến thức về CNTT, về luật, và các thông tin liên quan đến HĐĐT.

Trong giai đoạn đầu, các doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán hoặc các đại lý thuế chuyên nghiệp, rồi từng bước tích lũy kiến thức trong việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Nhìn chung lại, hóa đơn điện tử mang lại nhiều thuận lợi cho cả doanh nghiệp và các cơ quan chức năng hơn hóa đơn giấy trước kia, việc khắc phục các khó khăn của hóa đơn điện tử và tuyên truyền, mở rộng lợi ích của nó đến mọi người là vô cùng cần thiết. Và để có một hệ thống xã hội hiện đại, minh bạch, cần rất nhiều sự nỗ lực của nhà nước và các cơ quan quản lý, cũng như sự ủng hộ và cố gắng của người dân. Hy vọng những thông tin kiến thức mà TOP1dexuat chia sẻ trên đây sẽ giúp các cá nhân cũng như doanh nghiệp hiểu rõ HĐĐT là gì.