#1 Sổ kế toán là gì? Tổng quan kiến thức sổ kế toán từ A-Z

Nếu bạn đã từng quan tâm về các nghiệp vụ Kế toán thì chắc sẽ nghe ai đấy đề cập đến sổ kế toán đúng không ạ? Về tổng quan kiến thức của Sổ kế toán có nhiều đề mục mà bạn sẽ cần nắm rõ. Và Top1dexuat.com ở đây để cùng bạn tìm hiểu về sổ kế toán chi tiết nhất.

Tổng quan kiến thức sổ kế toán từ A-Z

Sổ Kế Toán là loại sổ gì?

Sổ kế toán (SKT) được dùng để ghi chép theo hệ thống và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị kế toán.

Được xây dựng theo mẫu nhất định và có liên kết chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.

Về nội dung: SKT phải có các nội dung theo quy định pháp luật. Phải đảm bảo tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

Nguyên tắc xây dựng sổ kế toán

Về kết cấu, sổ cần được trình bày khoa học và hợp lý với đầy đủ cá các yếu tố cơ bản như sau:

• Tên sổ 
• Ngày, tháng ghi sổ
• Số liệu và ngày của chứng từ dùng để ghi sổ
• Diễn giải( trích yếu) tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh
• Tài khoản đối ứng
• Phản ánh quy mô của nghiệp vụ kinh tế về mặt giá trị và về mặt số lượng.

Từ nguyên tắc xây dựng trên, hệ thống doanh nghiệp đã ban hành các mẫu kế toán dành cho các đơn vị kế toán.

Mẫu SKT được chia làm 2 loại:

Mẫu SKT bắt buộc: Là mẫu sổ được sử dụng cho mọi đơn vị kế toán. Điểm lưu ý là doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý thay đổi mẫu sổ kế toán trong quá trình thực hiện.

Mẫu SKT có tính chất hướng dẫn: Mẫu sổ kế toán này cần có căn cứ vào tình hình quản lý cụ thể của Doanh nghiệp và căn cứ vào quy định mà bộ tài chính đã xây dựng. Mục đích nhằm xây dựng các sổ kế toán có tính chất hướng dẫn cho các đơn vị kế toán, dựa theo:

• Yêu cầu quản lý
• Trình độ quản lý
• Các điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp căn cứ vào mẫu sổ kế toán được hướng dẫn để xây dựng mẫu số kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.

Phân loại các loại sổ kế toán

Cách để phân loại Sổ kế toán cũng căn cứ vào quy mô doanh nghiệp, hình thức hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp. Từ các đặc điểm đó mà hình thức sổ kế toán cũng khác nhau

Căn cứ vào nội dung được đề cập bên trong sổ

 Được chia thành:

• Sổ tài khoản cố định

• Sổ vật tư dụng cụ, hàng hóa 

• Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

• Sổ bán hàng

• Sổ thanh toán

• Sổ vốn bằng tiền

Dựa trên hình thức bên ngoài sổ

Được chia thành:

• Sổ đóng thành tập: Là sổ mà các trang được đóng thành quyển, được đánh số và thứ tự, giữa các trang yêu cầu đóng giáp lai. Từ những yếu tố trên ta nhận thấy đây là kiểu sổ thuận tiện trong việc bảo quản, phù hợp với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.
• Sổ tờ rời: Sổ được xây dựng theo nguyên tắc mỗi trang được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công, công tác. Tuy nhiên sổ để bị thất lạc, yêu cầu kế toán phải kỹ lưỡng trong công tác bảo quản.

Căn cứ vào cấu trúc của sổ

 Được chia thành:

• Dạng sổ hai bên: Là kiểu sổ mà mỗi trang đều được chia làm hai bên, ở đấy bên trái Doanh nghiệp ghi số phát sinh Nợ của tài khoản và bên phải ghi số phát sinh Có.
• Dạng sổ một bên: Là loại sổ được xây dựng theo kiểu một bên, hai cột Nợ, Có của tài khoản được xây dựng cùng một bên
• Dạng sổ nhiều cột: Là sổ được kết hợp để  phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp và theo dõi đối tượng kế toán chi tiết vì thế mà số phát sinh hai bên Nợ, Có đều được chia làm nhiều cột. 
• Dạng sổ bàn cờ: Là sổ được thiết kế như bàn cờ, mỗi ô là giao giữa dòng và cột của sổ kế toán.

Căn cứ và dựa trên phương pháp ghi sổ

Được chia thành: 

• Sổ nhật ký: Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian, không phân loại theo đối tượng phản ánh, không phản ánh số dư tài khoản mà phản ánh số dư
• Sổ cái: Là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Nội dung sổ kế toán

Theo Điều 24 luật kế toán 20152015 quy định như sau:

1/ Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

2/ Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Ngày, tháng, năm ghi sổ.

b) Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.

c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

đ) Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

3/ Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

4/ Bộ Tài chính quy định chi tiết về sổ kế toán.

Vai trò sổ kế toán

• Sổ được dùng trong ghi chép và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ về kinh tế, tài chính đơn vị phát sinh dựa theo kinh tế và tình hình, trình tự thời gian của doanh nghiệp.
• Dựa trên số liệu, doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề tài chính
• Được xem là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán, phản ánh đầy đủ có hệ thống phục vụ công tác tính toán.

Quy trình chi tiết các phần trong ghi sổ kế toán theo Thông tư 200

Sổ kế toán được mở thế nào?

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Nếu doanh nghiệp, tổ chức mới thành lập thì phải mở từ ngày thành lập. Bên phía người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải có trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán ghi bằng tay trước khi được đưa vào sử dụng hoặc file in ra từ máy tính. 

Về phía hình thức sổ kế toán, doanh nghiệp có thể sử dụng ở dạng quyển hoặc tờ rời. Tuy nhiên đơn vị cần lưu ý, đối với dạng tờ rời sau khi sử dụng cần đóng quyển để lưu trữ. 

Các thủ tục khi sử dụng SKT

Đối với sổ dạng quyển

Các nội dung quan trọng cần đề cập đến bao gồm: 

• Ghi rõ tên doanh nghiệp
• Tên sổ
• Ngày mở sổ
• Niên độ kế toán
• Kỳ ghi sổ
• Chữ ký của người giữ và ghi sổ của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật
• Ngày kết thúc hoặc ngày chuyển giao cho người khác. 
• Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa các trang phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời

Đầu mỗi số tờ cần phải đảm bảo các thông tin dưới đây: 

• Ghi rõ tên doanh nghiệp.
• Số thứ tự của từng tờ.
• Tên sổ.
• Tháng sử dụng
• Họ tên người giữ và ghi sổ. 
• Các tờ rời trước khi sử dụng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng tờ rời. 
• Các số tờ phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán, đảm bảo an toàn, dễ tìm.

Và cuối cùng, giữa hai trang quyển sổ kế toán yêu cầu phải đóng dấu giáp lai

Ghi sổ

Tất cả số liệu được đưa vào sổ kế toán phải dựa vào các chứng từ kế toán đã được đảm bảo về tính pháp lý.

Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn một hình thức ghi sổ kế toán dựa theo các đặc điểm của hoạt động sản xuất, kinh doanh, điều kiện trang thiết bị và kế toán sao cho phù hợp từ đấy lựa chọn hình thức để áp dụng:

• Hình thức kế toán trên máy vi tính
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái 

Việc ghi sổ kế toán phải được căn cứ dựa vào chứng từ kế toán tuân thủ các quy định của pháp luật về chứng từ kế toán và đã được kiểm tra.

Khóa sổ

Cuối kỳ, kế toán phải khóa sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Thêm nữa, doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Thông tin cần sửa chữa trong sổ kế toán

 Với trường hợp ghi chép bằng tay, kế toán viên có thể áp dụng 3 phương pháp sau:

• Một là: Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ)
• Hai là: Phương pháp ghi cải chính
• Ba là: Phương pháp ghi bổ sung

Nếu là trường hợp kế toán viên ghi sổ kế toán bằng máy tính thì áp dụng phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung

Có hai điểm kế toán viên cần lưu ý:

Phát hiện sai sót trong sổ kế toán trước khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước thì kế toán viên tiến hành sửa chữa trực tiếp trong sổ kế toán của năm đó trên máy tính.

Phát hiện sai sót trong sổ kế toán sau khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước thì bên cạnh việc sửa trực tiếp trong sổ kế toán, kế toán viên phải ghi chú thêm nội dung sửa vào dòng cuối của sổ kế toán năm đó.

Có thể bạn quan tâm: Kế toán là gì? Kỹ năng nghề nghiệp mà kế toán viên cần có?

Khi báo cáo quyết toán năm của doanh nghiệp đã được cơ quan nhà nước duyệt hoặc công tác thanh – kiểm tra đã kết thúc, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính – liên quan với số liệu đã ghi trong sổ kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sửa lại thông tin trong sổ kế toán + số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp được doanh nghiệp áp dụng.

Có thể nói công việc của các kế toán viên ngày nay được hỗ trợ rất nhiều từ các công cụ và phần mềm hỗ trợ chuyên dụng, được thiết kế phù hợp với đặc thù và cơ cấu hoạt động của từng tổ chức, doanh nghiệp cũng như đúng theo quy định của chính phủ Việt Nam. Vì vậy, công việc của các kế toán viên hiện nay tuy đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được độ chính xác cao trong nghiệp vụ. 

Thông qua nội dung của bài viết, hy vọng những thông tin chúng tôi đã đề cập về kiến thức tổng quan của sổ kế toán chi tiết từ A-Z giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về lĩnh vực và nghiệp vụ kế toán hiện nay.